1. Správce osobních údajů
1.1 Správcem osobních údajů je společnost Tenderpool s.r.o., IČO: 24320846, se sídlem Příčná 1892/4, Nové Město, 110 00 Praha 1 (dále jen „Správce“).
1.2 Kontaktní údaje Správce: e-mail: info@tenderpool.cz; datová schránka: s7rdjer.
1.3 Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO), neboť mu taková povinnost nevzniká dle čl. 37 GDPR. V případě dotazů týkajících se zpracování osobních údajů se obracejte na výše uvedený e-mail.
2. Jaké osobní údaje zpracováváme
2.1 Údaje poskytnuté přímo
- Identifikační údaje: jméno, příjmení, titul, název společnosti, IČO
- Kontaktní údaje: e-mailová adresa, telefonní číslo
- Přihlašovací údaje: e-mail, hashované heslo
- Fakturační údaje: fakturační adresa, IČO, DIČ
2.2 Údaje získané automaticky
- IP adresa při přihlášení a používání Platformy
- Technické informace o zařízení a prohlížeči (user agent)
- Datum a čas přístupu, údaje o užívání Platformy (navštívené stránky, využívané funkce)
- Soubory cookies a obdobné technologie (viz čl. 8)
2.3 Údaje z veřejných zdrojů
Platforma agreguje veřejně dostupné informace o veřejných zakázkách, které mohou obsahovat osobní údaje kontaktních osob zadavatelů (jméno, funkce, kontakt). Tyto údaje zpracováváme na základě oprávněného zájmu dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
3. Účely a právní základ zpracování
| Účel zpracování | Právní základ (GDPR) | Kategorie údajů |
|---|---|---|
| Uzavření a plnění Smlouvy, poskytování Služby | Čl. 6 odst. 1 písm. b) – plnění smlouvy | Identifikační, kontaktní, přihlašovací, fakturační |
| Správa uživatelských účtů a autentizace | Čl. 6 odst. 1 písm. b) – plnění smlouvy | Přihlašovací, IP adresa |
| Zákaznická podpora a komunikace | Čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) – smlouva, oprávněný zájem | Identifikační, kontaktní |
| Fakturace a účetnictví | Čl. 6 odst. 1 písm. c) – právní povinnost | Identifikační, fakturační |
| Zlepšování Služby, analytika a vývoj | Čl. 6 odst. 1 písm. f) – oprávněný zájem | Anonymizované/agregované údaje o užívání |
| Zabezpečení Platformy | Čl. 6 odst. 1 písm. f) – oprávněný zájem | IP adresa, technické údaje, logy |
| Přímý marketing (informace o Službě) | Čl. 6 odst. 1 písm. f) – oprávněný zájem | E-mail, jméno |
4. Doba uchování osobních údajů
- Smluvní a fakturační údaje: po dobu trvání Smlouvy a dále po dobu prohlédací lhůty a archivačních povinností (zpravidla 10 let od konce účetního období dle zákona o účetnictví).
- Přihlašovací údaje a údaje o užívání: po dobu trvání Smlouvy + 30 dnů po ukončení (přechodné období dle VOP).
- Bezpečnostní logy: maximálně 12 měsíců od jejich vytvoření.
- Marketingové účely: do odvolání souhlasu nebo vznesení námitky.
- Cookies a analytické údaje: viz čl. 8.
Po uplynutí doby uchování jsou osobní údaje vymazány nebo anonymizovány.
5. Příjemci osobních údajů
5.1 Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu předány následujícím kategoriím příjemců:
- Poskytovatelé cloudových a hostingových služeb (provoz Platformy)
- Poskytovatelé AI modelů (zpracování Dokumentace a generování Výstupů)
- Poskytovatelé e-mailových a komunikačních služeb
- Poskytovatelé analytických nástrojů (v anonymizované formě)
- Daňoví poradci, auditoři a právní zástupci Správce
- Orgány veřejné moci (na základě zákonné povinnosti)
5.2 Aktuální seznam subdodavatelů zpracovávajících osobní údaje je uveden v Příloze 1 DPA.
6. Předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor
6.1 V souvislosti s poskytováním Služby mohou být osobní údaje předávány do třetích zemí mimo EHP, zejména do USA (v souvislosti s využitím AI modelů společnosti OpenAI).
6.2 V takovém případě Správce zajistí odpovídající záruky dle kapitoly V GDPR, zejména prostřednictvím standardních smluvních doložek (SCCs) přijatých Evropskou komisí nebo rozhodnutí o přiměřenosti.
6.3 EU-U.S. Data Privacy Framework: pro předávání údajů do USA může být využit certifikace příjemce v rámci EU-U.S. Data Privacy Framework, pokud je platná.
7. Vaše práva
Jako Subjekt údajů máte dle GDPR následující práva:
- Právo na přístup (čl. 15 GDPR) – právo získat potvrzení, zda a jaké Vaše osobní údaje zpracováváme, a získat jejich kopii.
- Právo na opravu (čl. 16 GDPR) – právo na opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů.
- Právo na výmaz (čl. 17 GDPR) – právo na smazání osobních údajů, pokud již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny.
- Právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR) – právo požadovat omezení zpracování za určitých okolností.
- Právo na přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR) – právo obdržet údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.
- Právo vznést námitku (čl. 21 GDPR) – právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu, včetně přímého marketingu.
- Právo podat stížnost – u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOU), Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.
Žádosti o výkon práv zasílejte na e-mail: info@tenderpool.cz. Na Vaši žádost odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů.
8. Cookies a obdobné technologie
8.1 Platforma používá soubory cookies a obdobné technologie za následujícími účely:
| Typ cookies | Účel | Doba uchování | Právní základ |
|---|---|---|---|
| Nezbytné | Fungování Platformy, autentizace, bezpečnost | Po dobu relace / max. 12 měsíců | Čl. 6(1)(f) GDPR, § 89(3) ZEK |
| Analytické | Statistika užívání, zlepšování Služby | Max. 24 měsíců | Souhlas dle čl. 6(1)(a) GDPR |
8.2 Souhlas s analytickými cookies můžete kdykoli odvolat prostřednictvím nastavení cookies na Platformě nebo v nastavení Vašeho prohlížeče.
8.3 Podrobné informace o jednotlivých cookies (názvy, expirace, poskytovatelé) naleznete v dokumentu Zásady používání cookies.
9. Automatizované rozhodování a profilování
9.1 Platforma využívá automatizované systémy (včetně umělé inteligence) pro zpracování veřejně dostupné Dokumentace a generování Výstupů (AI analýza). Toto zpracování nepředstavuje automatizované rozhodování s právními účinky ve smyslu čl. 22 GDPR.
9.2 Výstupy AI analýzy mají výhradně informativní charakter a nepodléhají automatizovanému rozhodování – veškerá podnikatelská rozhodnutí činí Zákazník.
10. Zabezpečení osobních údajů
Správce přijímá přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů, zejména:
- Šifrování komunikace (HTTPS/TLS)
- Řízení přístupových oprávnění
- Hashování hesel
- Pravidelné zálohování
- Monitoring bezpečnostních událostí
- Pravidelné aktualizace softwaru
11. Změny těchto Zásad
11.1 Správce si vyhrazuje právo tyto Zásady průběžně aktualizovat, zejména v návaznosti na změny právních předpisů, technologický vývoj nebo rozšíření funkcionalit Platformy.
11.2 O podstatných změnách budeme Zákazníky informovat prostřednictvím e-mailu nebo oznámení v uživatelském rozhraní Platformy.
11.3 Aktuální znění těchto Zásad je vždy dostupné na webových stránkách Správce.
12. Kontakt
V případě dotazů nebo požadavků týkajících se zpracování osobních údajů nás kontaktujte:
Tenderpool s.r.o.Příčná 1892/4, Nové Město, 110 00 Praha 1
E-mail: info@tenderpool.cz
Datová schránka: s7rdjer